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Un nouvel outil de gestion documentaire : Alfresco

dimanche 13 novembre 2005, par Michèle Drechsler

Un nouvel outil de gestion documentaire : Alfresco

Alfresco est un logiciel libre de gestion documentaire.Un nouveau projet libre fondé par le créateur de Documentum et qui se veut un concurrent direct de Microsoft Sharepoint.

Ce projet, publié sous licence LGPL se sert de grands noms comme briques de base. On peut citer par exemple JBoss, Hibernate, Lucene, ou encore MySQL.

Il propose déjà, dans sa version bêta, une gestion complète des droits utilisateurs et des documents à travers une interface Web, mais aussi des fonctionnalités plus avancées comme la création de dossiers virtuels en fonction de certains critères prédéfinis.

Bien sûr la gestion des modes opératoires n’est pas oubliée, et un outil de création de workflow est présent.

L’ensemble de la base documentaire est aussi accessible avec un simple navigateur de fichiers depuis le poste de travail, grâce à l’utilisation du protocole CIFS (serveur de fichier Microsoft, ou Samba).

Enfin tous les modules sont directement utilisables sur un portail grâce à l’utilisation de standards ouverts, et en particulier de la norme JSR-168.

L’équipe de Alfresco, composée du créateur de Documentum (l’une des références de la gestion documentaire propriétaire) mais aussi d’un ancien cadre de Business Objects apporte une grande expérience des besoins, et fait déjà de cette première version un outil à ne pas rater.

Alfresco utilise au maximum des outils libres (JBoss, Jlan, Hibernate, Lucene ou MySQL pour ne citer qu’eux) et repose sur l’utilisation de standards ouverts.

Des fonctionnalités intéressantes :

- Création d’espaces virtuels contenant des documents répondants à certains critères.

- Les documents sont accessibles aussi bien à travers l’interface web que depuis le poste de travail des utilisateurs (utilisation de CIFS), mais aussi à travers FTP ou WebDAV.

- Administration et configuration se font par interface Web.

- L’outil est utilisable à travers un jeu d’API complet qui permet d’intégrer facilement l’ensemble à un portail.

Et bien sûr les fonctionnalités de base permettant le classement, l’indexation et la recherche dans la base documentaire.

Seul défaut pour le moment, mais qui pourrait être corrigé pour la sortie de la finale si les volontaires se font connaître : le manque de traduction de l’interface et de la documentation.

Lu sur 01.Net :
"Alfresco exploite des portlets utilisant les recommandations JSR-168, lesquels pourront s’intégrer au portail JBoss Portal 2.0, par exemple. Des fonctions de recherche-indexation et de versioning sont disponibles. La solution d’Alfresco est compatible avec le système de fichiers CIFS (Common Internet File System) mis au point par Microsoft. Les données sont dès lors accessibles comme si elles étaient stockées sur un disque partagé, ce qui ne nécessite pas de passer par le portail de l’entreprise".

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